Cómo hacer la vida del director de un estudio de tatuajes mucho más cómoda: automatización de tareas diarias y CRM - Customer Relationship Management
 

Trabajar como gerente significa poseer uno de los puestos más esenciales en un estudio de tatuajes debido a que tiene que organizar a todo el equipo. Además, el gerente es indispensable para decenas de procesos críticos.

Podemos estar de acuerdo en una cosa: un gerente no se puede reemplazar, pero se puede simplificar su trabajo significativamente. Después de todo, el éxito de los estudios depende del trabajo efectivo.

En este artículo, veremos por qué un CRM es el asistente principal de los gerentes de los estudios de tatuajes y cómo puede ayudarles a administrar de manera más rápida, conveniente y eficiente.

Imagina la siguiente situación: cuando entras en una tienda de tatuajes, ves a tu gerente sosteniendo el teléfono en una mano, ordenando algunos proyectos y con la otra organizando el horario de trabajo de todo el estudio en una pestaña del navegador y en la otra reservando una sesión. Alucinante, ¿verdad? Bueno, desgraciadamente, este tipo de situaciones ocurren todo el tiempo en nuestra industria.

Dado que nadie es físicamente capaz de completar tantas tareas a la vez, la calidad de la ejecución puede ser significativamente menor; por ejemplo, cuando el tatuador distrae al gerente con una pregunta sobre el horario de trabajo, es posible cometer un error al reservar un nuevo cliente.

Es posible crear la lista de prioridades, sin embargo, es imposible eliminar algunas de las obligaciones.

- manejar el horario de trabajo y la base de clientes
- responder a llamadas y mensajes entrantes por las redes sociales
- recopilar información de los clientes
- dar la bienvenida a los clientes al estudio
- servicio de consultoría
- presentación de productos y servicios adicionales
- coordinación de equipos
- comunicación con proveedores, pedido y recepción de productos
- la gestión del inventario
- recibir pagos de clientes
- llevar la caja registradora
- preparación de informes para los propietarios
- preparación de salarios para todo el equipo
- administrar las redes sociales
- limpiar el estudio

- ...y mucho más.

Al mirar esta lista, es difícil creer que todas estas tareas pueden ser realizadas por una sola persona manteniendo una alta calidad en su ejecución.
Probablemente todos estemos de acuerdo en que cuantas más responsabilidades recaen sobre un empleado, menor será su productividad y mayor el número de errores que se puede cometer. Con frecuencia veamos situaciones como llamadas perdidas, escasez de material por falta de tiempo para realizar los pedidos o duplicación de reservas. Por lo tanto, ¿cómo se puede hacer más fácil y eficiente el trabajo de esta persona?

- Ampliar el equipo y contratar a una persona adicional. Sin embargo, este método exige un aumento de los gastos.
- Tratar de capacitar al gerente para que haga el mejor uso de su tiempo. Tenga en cuenta que el tiempo es un recurso limitado y si tendrá muchas tareas en su mesa, la gestión del tiempo no ayudará.
- Intentar usar un software moderno que ayude en el trabajo diario de los gerentes y automatice algunas de sus tareas. Al implementar una solución de este tipo, un empleado sin experiencia también podrá realizar sus funciones profesionalmente.

Visualizarás cómo mejorará la eficiencia de completar las tareas básicas en un estudio de tatuajes si utiliza programas modernos y ayuda al gerente a aliviar parte de su trabajo. Para eso los sistemas CRM están creados. ¿Qué es y cómo utilizar esta herramienta?

Un sistema CRM es un software para la automatización de procesos de negocio. Te permite simplificar y acelerar todas las tareas principales del administrador y gerente; hacer un seguimiento de la base de clientes y el flujo de dinero, recordatorios, ventas de productos (por ejemplo, cosméticos), contabilidad de productos y muchos otros. INKbusiness es un software especializado para la organización de la contabilidad y gestión de un estudio de tatuajes, que incluye todas las herramientas imprescindibles para el trabajo cómodo y eficaz de todo el equipo. Con su ayuda, los gerentes y administradores pueden realizar sus tareas diarias de manera más rápida y conveniente. 

¿Cómo simplificar el trabajo del gerente con INKbusiness?

Desde un principio INKbusiness ha tenido en cuenta la particularidad del trabajo de los estudios de tatuajes, por eso, sus funciones y módulos han sido diseñados para agilizar varios aspectos del trabajo del gerente en esta industria.

Otra tarea importante del gerente es la organización del trabajo del equipo. Diseñar un buen horario de trabajo no es suficiente; tampoco la gestión de cuestiones tales como ausencias, enfermedades o cambios.

CRM ayuda a evitar el caos en los horarios de trabajo:

- teniendo en cuenta ausencias, vacaciones y bajas por enfermedad: todas las actualizaciones se reflejan en el horario de los estudios en tiempo real
- permitiendo a los artistas realizar un seguimiento independiente de todas las actualizaciones en el programa (también desde sus móviles)
- enviando notificaciones por correo electrónico a artistas y clientes sobre fechas de reserva

Como puedes ver, la automatización y el CRM pueden mejorar el rendimiento de casi todas las tareas cotidianas de un gerente. ¡Comprueba nuestro sistema y observa cómo el estudio entra en un nuevo nivel!