Wie man die Arbeit eines Tattoo-Studio-Managers vereinfacht: Automatisierung und CRM
Der "Manager" ist eine der wichtigsten Positionen in Tattoo-Studios - er ist das Bindeglied zwischen dem gesamten Team. Darüber hinaus ist er für Dutzende von Schlüsselprozessen verantwortlich.
Eines ist sicher: Die Arbeit des Managers kann nicht ersetzt werden, aber sie kann stark vereinfacht werden, denn der Erfolg des Studios hängt von der Effizienz der Arbeit des Managers ab.
In diesem Artikel werden wir untersuchen, warum CRM der wichtigste Helfer des Tattoo-Studio-Managers ist und wie es ihm helfen kann, schneller, bequemer und effizienter zu verwalten.
Kann ein Manager seine Aufgaben effizienter erledigen?
Stell dir vor, du kommst in ein Tattoo-Studio und der Manager hält das Telefon in der Hand und bestellt die Ausrüstung, in einem Tab des Browsers stellt er den Zeitplan für den ganzen Monat zusammen und im anderen meldet er den Kunden an. Leider sind solche Bilder in unserer Branche an der Tagesordnung.
Da niemand körperlich in der Lage ist, so viele Aufgaben auf einmal zu erledigen, kann die Qualität der Leistung deutlich geringer sein. Wenn zum Beispiel ein Tätowierer einen Manager mit einer Frage zum Arbeitsplan ablenkt, kann der Manager einen Fehler machen, wenn er einen neuen Kunden anmeldet.
Die logische Lösung wäre natürlich, die Belastung zu verringern, aber gleichzeitig ist es unmöglich, einige der Verantwortlichkeiten zu beseitigen, die auf den Schultern dieser Art von Arbeitnehmern lasten.
Die Aufgaben des Managers können je nach Art des Tattoo-Studios variieren. In den meisten Salons ist er jedoch dafür verantwortlich:
· Führung des Terminkalenders und des Kundenregisters;
· Beantwortung von Anrufen und eingehenden Nachrichten in den sozialen Medien;
· Befragung und Erfassung von Besucherdaten;
· Begrüßung der Kunden im Salon;
· Service-Beratungen;
· Präsentation von Waren und zusätzlichen Dienstleistungen;
· Teamkoordination;
· Kommunikation mit Lieferanten, Bestellung und Empfang von Waren;
· eine Bestandsaufnahme;
· Zahlungen von Kunden erhalten;
· Führung von Kassenbüchern;
· Erstellung von Berichten für die Geschäftsführung;
· Zahlung der Gehälter für das gesamte Team;
· Aufrechterhaltung sozialer Netzwerke;
· Reinigung des Studios;
und viele mehr.
Wenn man sich diese Liste ansieht, ist es schwer zu glauben, dass all diese Aufgaben von einer Person erledigt werden können, ohne dass die Qualität der Leistung darunter leidet. Es ist unbestreitbar: Je mehr Verantwortung auf den Schultern eines einzelnen Mitarbeiters lastet, desto geringer ist seine Produktivität und desto mehr Fehler kann er bei seiner Arbeit machen. So kommt es in den Studios zu Phänomenen wie verpassten Anrufen, Zeitmangel bei der Materialbestellung oder Terminüberschneidungen. Wie können wir also die Arbeit eines Managers einfacher und effizienter gestalten?
Es gibt im Wesentlichen drei Möglichkeiten:
1. Erweitere dein Personal und stelle eine zusätzliche Person ein. Es ist jedoch logisch, dass diese Methode mit einem Anstieg der Kosten verbunden ist.
2. Versuche, den Manager zu schulen, damit er seine Zeit optimal nutzen kann. Denke jedoch daran, dass er immer noch begrenzt ist, und wenn die Aufgaben riesig sind, hilft es nicht, zu lernen, sich selbst zeitlich zu managen.
3. Automatisiere deine Arbeit und sorge dafür, dass sie mit moderner Software schneller erledigt wird. Dann wird auch ein unerfahrener Mitarbeiter in der Lage sein, seine Aufgaben professionell zu erfüllen.
Stelle dir vor, wie sich die Effizienz bei der Durchführung grundlegender Aufgaben in einem Tattoo-Studio erhöht, wenn du moderne Software einsetzt und dem Manager die Arbeit erleichterst; dafür sind CRM-Systeme da. Was ist das und wie kann man dieses Instrument verwenden?
Was ist ein CRM-System?
Das CRM-System ist eine Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Die Software ermöglicht die Verbesserung und Beschleunigung aller Hauptaufgaben des Verwalters und Managers: Registrierung und Abrechnung von Kunden, Mahnungen, Verkauf von Produkten, z.B. Kosmetika, Abrechnung von Waren, usw.
INKbusiness ist eine spezialisierte Software für die Organisation der Buchhaltung und Verwaltung eines Tattoo-Studios, die alle notwendigen Werkzeuge für eine komfortable und produktive Arbeit des gesamten Teams in einem Tattoo-Studio enthält. Mit seiner Hilfe können Manager ihre täglichen Aufgaben schneller und bequemer erledigen. Schauen wir uns die INKbusiness-Funktionen genauer an, mit denen bis zu 50 % der Zeit eines Managers eingespart werden kann!
Wie kann man die Arbeit eines Managers mit INKbusiness vereinfachen?
INKbusiness wurde von Anfang an unter Berücksichtigung der Besonderheiten von Tattoostudios entwickelt. Daher wurden seine Funktionen und Module so konzipiert, dass sie die verschiedenen Aspekte der Arbeit eines Managers in dieser Branche maximal erleichtern.
Kundenbetreuung und Service
Die Kommunikation mit Kunden ist eine der Hauptaufgaben eines Managers. Damit der Kunde nach dem Besuch des Studios zufrieden ist und auch in Zukunft wiederkommt, muss der Manager auf die Details achten, die Vorlieben und Wünsche des Kunden kennen, sich seine Eigenschaften merken und schnell auf Anfragen reagieren. Zu diesem Zweck lohnt es sich auch, etwas über die grundlegenden Kundentypen zu erfahren, über die wir letzten Monat geschrieben haben.
INKbusiness hilft, den Kundenservice auf ein qualitativ höheres Niveau zu bringen und gleichzeitig die Arbeit eines Managers zu vereinfachen. Das Programm ermöglicht die bequeme Speicherung und Auffüllung der Kundendatenbank. Jeder von ihnen hat sein eigenes Profil mit detaillierten Informationen. Die Systematisierung der Daten ermöglicht auch die Automatisierung der Kommunikation.
Mit Hilfe von INKbusiness kann der Manager:
· Kundeninformationen in Sekundenschnelle finden - detaillierte Profile enthalten alle notwendigen Daten: Name, Telefonnummer, Notizen, Kundenwünsche und Besuchshistorie,
· Die Kommunikation mit jedem Kunden zu personalisieren (auch wenn er bei seinem letzten Besuch von einer anderen Person bedient wurde)
· Das Serviceniveau mit intelligenten Benachrichtigungen erhöhen - das System sendet automatisch Terminbestätigungen und Terminerinnerungen.
Verwaltung von Kundendaten und Rechnungsstellung
Die Registrierung und Abrechnung von Kunden ist einer der wichtigsten Prozesse, von dem die endgültigen Einnahmen des Studios abhängen. INKbusiness hilft auch in diesem Bereich und macht es möglich:
· Zugang zu einem bequemen elektronischen Zeitplan
· Beseitigung von Fehlern und sich überschneidenden Besuchen
· Beschleunigtes Zulassungsverfahren
· übersichtliche, mehrfache Registrierung des Kunden für den nächsten Teil der Tattoo-Sitzung (nützliche Funktion bei der Registrierung für Ärmel, Bein, Rücken)
Kassenführung und Berichterstattung
Der Umgang mit Geld ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines Managers. Er nimmt Zahlungen entgegen, berechnet die Finanzen neu, gibt Informationen über die Ausgaben ein und bereitet Berichte für den Chef vor. Fehler in diesen Prozessen sind inakzeptabel und können zu einer finanziellen Haftung führen.
Mit dem Dashboard werden diese Aufgaben erleichtert:
· Die Buchführung über die Finanzen wird durch die Unterteilung in Kategorien erleichtert.
· Wenn der Manager auch mit der Auszahlung von Löhnen und Gehältern befasst ist, muss er die Berechnungen nicht selbst vornehmen - das Programm berechnet die Sätze und Zinsen für Dienstleistungen selbstständig,
· Alle Berichte werden automatisch vom System erstellt.
Teamkoordination
Eine weitere wichtige Aufgabe eines Managers ist die Organisation der Arbeit des Teams. Es reicht nicht aus, nur den Zeitplan zu planen, sondern es müssen auch Themen wie Abwesenheit, Krankheit oder andere Änderungen kontrolliert werden.
CRM hilft, Verwirrung in den Zeitplänen zu vermeiden:
· einschließlich Abwesenheiten, Urlaubs- und Krankheitszeiten - alle Änderungen werden in Echtzeit in den Zeitplan übernommen
· die Künstler können alle Aktualisierungen des Zeitplans selbst verfolgen, auch über die mobile App
· Versendung von E-Mail-Warnungen an Künstler und Kunden über Buchungsfristen
Erfahre INKbusiness besser!
Wie man sieht, können Automatisierung und CRM die Effizienz fast aller Routineaufgaben eines Managers verbessern. Teste unser System und sieh selbst, wie das Studio auf die nächste Stufe aufsteigt!