Po co studiom tatuażu CRM, czyli jak automatyzacja pomaga studiom tatuażu.

Wśród właścicieli studiów tatuażu (i nie tylko) utarło się, że automatyzacja zadań i tym samym, narzędzie CRM, są przeznaczone tylko dla dużych, czy sieciowych firm. Tysiące przedsiębiorców nie automatyzuje małych biznesów mówiąc, że:

„Właśnie się otworzyliśmy i poczekamy z tym, aż przyjdą do nas klienci”,
„Mamy małe studio tatuażu, nie potrzebujemy CRM”,
„Mamy niewielu klientów”,
„Automatyzacja jest droga, czasochłonna i skomplikowana”,
„Administratorzy studiów tatuażu są przeciwko wprowadzeniu CRM systemu”,
„Nowy system będzie niewygodny dla moich pracowników”,
„Nie mamy czasu na wdrożenie CRM”,
„Wszystko mamy zautomatyzowane w znanych arkuszach kalkulacyjnych i nie potrzebujemy specjalnego programu”.

Postanowiliśmy sprawdzić i na prawdziwych przykładach przekonać się, czy te argumenty rzeczywiście są powodem, by nie automatyzować pracy w studiach tatuażu.

Co ciekawe, większość opisanych zdarzeń, które początkowo mają być powodem, dlaczego dane studio nie potrzebuje narzędzia CRM, tym bardziej oznaczają, że trzeba jak najszybciej wdrożyć CRM, aby zminimalizować właśnie opisywane problemy.

W tym artykule przeanalizujemy czym w ogóle jest system CRM, komu się przydaje, a także zobaczymy, jak automatyzacja wpływają na kluczowe wskaźniki efektywności biznesowej, zwłaszcza w studiu tatuażu.

Po co studiom tatuażu CRM, czyli jak automatyzacja pomaga studiom tatuażu.

Mały biznes i setki zadań

Pomimo tego, że większość studiów tatuażu to małe firmy, ilość zadań, które menedżerowie i administratorzy muszą na co dzień kontrolować, jest imponująca i szokująca. Mowa o zarządzaniu marketingiem, komunikację z klientami, planowanie wizyt, zarządzanie personelem i ich zadaniami, zarządzanie finansami itd.. W związku z tak zwanym “ręcznym” zarządzaniem tak wieloma procesami, studia stoją przed szeregiem wyzwań, takich jak:

Brak jednolitej bazy klientów ze szczegółowymi profilami dla każdego klienta, co powoduje, że za każdym razem musi on powiadamiać nas o tych samych rzeczach (np. alergiach na jakiś tusz, czy krem).
Zamieszanie z wpisami w kalendarzu papierowym: nieobecności i spóźnienia klientów, które nieuchronnie prowadzą do strat finansowych.
Chaos w księgowaniu towarów, który prowadzi do nieterminowych lub pilnych zakupów, braków towarów i materiałów eksploatacyjnych, sprzyja kradzieży i zagubieniu produktów.
Zwiększony “odpływ” klientów i brak zrozumienia, dlaczego klienci do nas nie wracają.
Niska produktywność managerów, którzy z reguły odpowiadają za dziesiątki różnorodnych procesów – od rejestracji klientów po przygotowywanie raportów. Zadania, które mogłyby być wykonywane automatycznie: przypomnienia dla klientów, zaplanowane zaproszenia dla klientów, przygotowywanie raportów itp. zajmują godziny, jeśli nie całe dni pracy.
Błędy i nieuwaga pracowników – przydzielone zadania są zapomniane i niewykonane, a to, co zostało zrobione, musi zostać ponownie sprawdzone.
Brak usprawnionych procesów i przejrzystej struktury organizacyjnej.
Brak wiarygodnych danych i zrozumiałej analityki dla zarządzania biznesem. Z reguły bez systemu CRM, firma nie jest w stanie szybko określić aktualnego stanu rzeczy: ilu nowych klientów pozyskało, z jakich kanałów reklamowych przyszli, ilu wróciło ponownie, ilu klientów zostało utraconych i z jakich powodów, ile rezerwacji jest zaplanowana na tydzień, ile z nich zostało anulowanych i dlaczego, ile zostało zapasów towaru i kiedy dokonać kolejnego zakupu.
Brak czasu na rozszerzenie działalności ze względu na stałe zatrudnienie.

Przyglądając się uważnie tym przykładom, widzimy, że małe firmy najbardziej potrzebują dodatkowego czasu i zorganizowania swoich zadań. Dochodzimy wtedy do błędnego koła: z jednej strony firmy odkładają moment automatyzacji biznesu, do momentu swojego wzrostu, a z drugiej, płacą za to swoim czasem, jakością obsługi, utratą klientów i spadkiem dochodów, co uniemożliwia nadejście tych „lepszych czasów”.

Jak CRM i automatyzacja mogą pomóc twojemu biznesowi?

Na początek, przyjrzyjmy się, czym jest CRM i jak odnosi się do optymalizacji procesów biznesowych.

CRM (Customer Relationship Management) to pierwotnie strategia biznesowa oparta na podejściu skierowanym na klienta. To strategia, polegająca na systematycznym gromadzeniu informacji o klientach na wszystkich etapach, w celu analizy i wykorzystania tych danych do poprawy doświadczenia użytkownika, poprawy jakości obsługi oraz budowania długotrwałych relacji z każdym klientem. Efektem wdrożenia takiej strategii jest konkurencyjne, rentowne studio z efektywnym systemem pozyskiwania i zatrzymywania klientów.

System CRM to także oprogramowanie przeznaczone do automatyzacji procesów biznesowych i realizacji strategii CRM firmy. Istnieją programy, które automatyzują tylko zadania związane z klientami, ale są też systemy CRM o szerokiej funkcjonalności, które całkowicie pokrywają zadania i procesy określonego rodzaju biznesu.

INKbusiness to oprogramowanie do zarządzania i automatyzacji biznesu zaprojektowane specjalnie dla branży tatuażu. W przeciwieństwie do większości uniwersalnych systemów CRM, INKbusiness został pierwotnie opracowany z uwzględnieniem specyfiki i procesów biznesowych przedsiębiorstw tatuażowych. Dzięki temu możliwe było zaprojektowanie narzędzi i modułów systemu tak, aby każdy użytkownik, niezależnie od tego, czy był to właściciel firmy, dyrektor, administrator, księgowy czy marketer, mógł nie tylko szybciej i wygodniej wykonywać swoje codzienne zadania, ale także być efektywniejszy w komunikacji z klientami, marketingu, sprzedaży i obsłudze.

W studiach tatuaże, które zaczęły korzystać z INKbusiness CRM można już zauważyć pierwsze plusy użytkowania, takie jak:

Poprawa jakości obsługi klientów, między innymi spersonalizowane powiadomienia przed wizytą, czy historia odwiedzin, które pozwalają na indywidualne podejście do każdego klienta, tak, aby poczuł się przez nas zaopiekowany.
Mniejsze straty i koszty. Automatyczne przypomnienia o wizytach i system przedpłat pomogą zminimalizować nieobecności i spóźnienia klientów, dzięki czemu studio może uchronić nawet od kilku do kilkuset tysięcy złotych strat miesięcznie.
Zwiększona produktywność zespołu. Pracownicy, których rutynowe zadania wykonuje program, zyskują więcej czasu na bezpośrednią komunikację z klientem, popełniają mniej błędów i potrafią wykonać więcej zadań. Uporządkowane informacje o klientach, wygodny grafik, automatyzacja przypomnień i powtórnych wizyt klientów oraz inne cechy nowoczesnego programu pozwalają zaoszczędzić nawet 20 godzin miesięcznie. Dla porównania łączny czas pracy przeciętnego studio to około 300 godzin miesięcznie.
Zmniejszona możliwość oszustw finansowych i kradzieży. Jak wiadomo, im więcej chaosu w finansach i raportach, tym łatwiej manipulować danymi pozbawionym skrupułów pracownikom. Po wdrożeniu systemu CRM wszystkie procesy stają się przejrzyste. Za pomocą kilku kliknięć możesz analizować dane dotyczące wizyt klientów, odwołań i transferów ewidencji, przepływu towarów, transakcji finansowych i wszystkich działań użytkowników.
Zmniejszone ryzyko kradzieży bazy klientów. CRM pozwala zarządzać poziomami dostępu pracowników: każdy pracownik ma dostęp tylko do tych danych, których potrzebuje do realizacji swoich zadań, a kluczowe informacje o klientach pozostają dla managera. Dla porównania, pozbawionemu skrupułów i nieuczciwemu pracownikowi pobranie dokumentu Excel z bazą klientów zajęłoby zaledwie kilka minut.
Bardziej efektywny marketing. Analityka źródeł pozyskania klientów identyfikuje skuteczne i nieefektywne kanały reklamowe, a historia rezerwacji i dogłębna analiza klientów pozwalają tworzyć skuteczniejsze kampanie reklamowe. Pozwala to na obniżenie kosztów pozyskania klienta i jednocześnie zwiększenie skuteczności wszelkich działań marketingowych.
Zwiększenie efektywności zarządzania i planowania. Dzięki przejrzystej analityce i szybkiemu dostępowi do kluczowych wskaźników efektywności biznesowej, manager ma możliwość podejmowania decyzji w oparciu o dokładne dane.

Przekonaliśmy się, że dzięki CRM INKbusiness studia tatuażu mogą poprawić jakość obsługi, zoptymalizować koszty i zwiększyć swoje zyski. Zastanówmy się teraz, jak przejść od ręcznego zarządzania biznesem do efektywnego zarządzania przy użyciu nowoczesnego systemu CRM.

Jak przejść z “ręcznego” zarządzania studiem tatuażu do korzystania z narzędzia CRM?

Pomimo oczywistych korzyści płynących z przejścia na system CRM, wielu wciąż odkłada automatyzację biznesu na później, z obawom złożoności wdrożenia nowego narzędzia. Rzeczywiście, automatyzacja biznesu i przejście na CRM to niekiedy dość czasochłonny i wieloetapowy proces. Przed rozpoczęciem pracy należy:

przeanalizować, które procesy wymagają automatyzacji w pierwszej kolejności i określić wymagania dla systemu CRM,
wybrać dane oprogramowanie,
wprowadzić dane studia, aby rozpocząć i skonfigurować system,
przeszkolić personel

Dodatkowo, warto pamięć, że przy wyborze odpowiedniego dla ciebie narzędzia CRM, w pierwszej kolejności należy ustalić, kto będzie zaangażowany w proces wdrożenia oraz jak system zostanie skonfigurowany i uruchomiony w twojej firmie.

Decydując się na INKbusiness CRM otrzymujesz wykwalifikowaną pomoc i wsparcie na każdym etapie pracy. Nasza wiedza i doświadczenie we wdrażaniu CRM w wielu studiach tatuażu, pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu i sprawić, że przejście na nowy sposób zarządzane będzie prosty i wygodny. Jak to zrobimy?

Przeprowadzimy osobistą prezentację naszego narzędzia online lub bezpośrednio w twoim salonie. Podczas tak zwanego demo, nasz Artist Ambassador pokaże ci, jaki efekt może osiągnąć wdrożenie CRM w twoim studio. Omówimy także twoje zadania i cele oraz podpowiemy, jakie funkcje mogą ci w tym pomóc.
Umożliwimy korzystanie z darmowego dostępu do wersji demo na 14 dni. W tym czasie możesz sprawdzić w jaki stopniu INKbusiness spełnia twoje potrzeby i upewnić się, że to sposób na o wiele wygodniejszą i szybszą pracę.
Wdrożymy i skonfigurujemy CRM w twojej firmie. Za twoją zgodą, Artist Ambassador wprowadzi wszystkie dane i skonfiguruje program; oczywiście wdrożenie zostanie uznane za zakończone dopiero wtedy, gdy potwierdzisz, że program jest skonfigurowany zgodnie z twoimi życzeniami.
Przeszkolimy twoich pracowników do pracy w nowym systemie. Zrozumienie systemu jest bardzo proste, a przydzielona dla ciebie osoba z ekipy INKbusiness przeprowadzi tyle szkoleń, ile będzie potrzeba.
Zapewnimy wsparcie techniczne 7 dni w tygodniu. Wiemy, że nasi klienci nie mają dni wolnych, dlatego jesteśmy gotowi udzielić pomocy, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Nasi specjaliści są dostępni na wszystkich kanałach: t, social media, e-mail;

Jeśli nadal zastanawiasz się, kiedy jest najlepszy czas na wdrożenie CRM, odpowiedź brzmi… właśnie teraz! Aby uniknąć błędów i strat w zarządzaniu przedsiębiorstwem, CRM powinien być wdrażany jednocześnie z otwarciem studia. Jeśli masz już istniejący biznes, którym zarządzasz bez technologii, to im szybciej procesy w nim zostaną zautomatyzowane, tym szybciej będzie się rozwijał.

Dołącz do kilkudziesięciu studiów tatuażu z różnych zakątków świata, które już przekonały się, że automatyzacja z INKbusiness to konieczność dla każdego, nawet najmniejszego studia!