Jak uprościć pracę managera studia tatuażu: automatyzacja i CRM
“Manager” to jedno z najważniejszych stanowisk w studiach tatuażu - to właśnie on jest ogniwem łączącym cały zespół. Poza tym, odpowiada za dziesiątki kluczowych procesów.
Jedno jest pewne - pracy managera nie da się zastąpić, ale można ją znacznie uprościć; w końcu sukces studia zależy od tego, jak efektywna będzie jego praca.
W tym artykule przeanalizujemy, dlaczego CRM jest głównym asystentem managera studia tatuażu i w jaki sposób może pomóc mu w szybszym, wygodniejszym i wydajniejszym zarządzaniu.
Czy manager może wykonywać swoje zadania efektywniej ?
Wyobraź sobie sytuację; wchodzisz do studia tatuażu, a tam manager trzyma telefon i zamawia sprzęt, w jednej zakładce przeglądarki układa grafik na cały miesiąc, a w drugiej zapisuje klienta. Niestety, takie obrazy są na porządku dziennym w naszej branży.
W związku z tym, że nikt nie jest fizycznie w stanie wykonać tak wielu zadań naraz, jakość ich wykonania może być zdecydowanie niższa;. np., gdy tatuator odwróci uwagę managera pytaniem o harmonogram pracy, ten, może popełnić błąd podczas zapisywania nowego klienta.
Logicznym wyjściem byłoby oczywiście zmniejszenie obciążenia, ale jednocześnie nie da się zlikwidować niektórych obowiązków, które spoczywają na barkach tego rodzaju pracownika.
Obowiązki managera mogą różnić się w zależności od rodzaju prowadzonego studia tatuażu. Niemniej jednak, w większości salonów, odpowiedzialny jest on za:
- prowadzenie harmonogramu i rejestru klientów;
- odpowiadanie na połączenia i wiadomości przychodzące na Social Mediach;
- kwestionowanie i zbieranie danych odwiedzających;
- powitanie klientów w salonie;
- konsultacje usług;
- prezentacja towarów i usług dodatkowych;
- koordynacja zespołu;
- komunikacja z dostawcami, zamawianie i odbieranie towarów;
- prowadzenie inwentaryzacji;
- otrzymywanie płatności od klientów;
- prowadzenie ewidencji kasowej;
- przygotowywanie raportów dla szefowstwa;
- wypłatę pensji dla całego zespołu;
- prowadzenie sieci społecznościowych;
- sprzątanie studia;
i wiele więcej.
Patrząc na tę listę, aż trudno uwierzyć, że wszystkie te zadania może wykonać jedna osoba, trzymając przy tym wysoką jakość ich wykonania. Nie da się ukryć, że im więcej obowiązków spada na barki jednego pracownika, tym mniejsza jest jego wydajność, a tym większa liczba błędów, które może popełnić w swojej pracy. Stąd dostrzegamy w studiach takie zjawiska, jak nieodebrane połączenia, brak czasu na zamawianie materiałów, czy nakładki w harmonogramie. Jak zatem sprawić, aby praca managera była prostsza i wydajniejsza?
Istnieją trzy główne sposoby:
- Rozwiń personel i zatrudnij dodatkową osobę. Logiczne jest jednak, że ta metoda pociąga za sobą wzrost kosztów.
- Postaraj się wyszkolić managera tak, aby jak najlepiej wykorzystywał swój czas. Pamiętaj jednak, że jest on nadal ograniczony, a jeśli zadań jest ogrom, nauka zarządzania sobą w czasie nie pomoże.
- Zautomatyzuj pracę i pomóż w wykonywaniu jej szybciej dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu. W takim przypadku nawet niedoświadczony pracownik będzie w stanie wykonać swoje obowiązki profesjonalnie.
Wyobraź sobie, jak wzrośnie wydajność wykonywania podstawowych zadań w studiu tatuażu, jeśli użyjesz nowoczesnych programów i pomożesz managerowi ułatwić pracę; do tego właśnie służą systemy CRM. Co to jest i jak wykorzystać to narzędzie?
Co to jest system CRM
System CRM to oprogramowanie do automatyzacji procesów biznesowych. Pozwala usprawnić i przyspieszyć wszystkie główne zadania administratora i managera: rejestrację i rozliczanie klientów, przypomnienia,, sprzedaż produktów np. kosmetycznych, rozliczanie towarów wiele innych.
INKbusiness to specjalistyczne oprogramowanie do organizacji księgowości i zarządzania studiem tatuażu, które zawiera wszystkie niezbędne narzędzia do wygodnej i produktywnej pracy całego zespołu w studiu tatuażu. Z jego pomocą managerowie mogą szybciej i wygodniej wykonywać swoje codzienne zadania. Przyjrzyjmy się bliżej funkcją INKbusiness, które mogą pomóc zaoszczędzić czas managera nawet do 50%!
Jak uprościć pracę managera z INKbusiness?
INKbusiness został opracowany od początku uwzględniając specyfikę pracy studiów tatuażu, dlatego jego funkcje i moduły zostały zaprojektowane tak, aby maksymalnie ułatwić różne aspekty pracy managera właśnie w tej branży.
Opieka i obsługa klienta
Komunikacja z klientami to jedno z głównych zadań managera. Aby klient po wyjściu ze studia był zadowolony oraz, aby w przyszłości wrócił do studia, manager musi zwracać uwagę na szczegóły, znać preferencje i życzenia klientów, pamiętać o ich cechach oraz szybko reagować na prośby. Warto w tym celu poznać również podstawowe typy klientów, o których pisaliśmy w poprzednim miesiącu.
INKbusiness pomaga wnieść obsługę klienta na jakościowo wyższy poziom, jednocześnie upraszczając pracę managera. Program wdraża wygodne przechowywanie i uzupełnianie bazy klientów. Każdy z nich ma swój profil ze szczegółowymi informacjami. Usystematyzowanie danych pozwala również na automatyzację komunikacji.
Korzystając z INKbusiness, manager może:
- znaleźć informację o kliencie w kilka sekund - szczegółowe profile zawierają wszystkie niezbędne dane: imię i nazwisko, numer telefonu, notatki, życzenia klienta i historię wizyt,
- spersonalizować komunikację z każdym klientem (nawet jeśli podczas ostatniej wizyty był obsłużony przez inną osobę)
- zwiększyć poziom obsługi dzięki inteligentnym powiadomieniom - system automatycznie wysyła potwierdzenie umówionej wizyty i przypomnienie o niej.
Zarządzanie ewidencją i rozliczanie klientów
Rejestracja i rozliczanie klientów to jeden z najważniejszych procesów; to od niego zależy ostateczny dochód studia. INKbusiness pomaga również i w tym zakresie, umożliwiając:
- dostęp do wygodnego, elektronicznego grafiku
- wyeliminowanie błędów i nakładania się wizyt
- przyspieszony proces rejestracji
- czytelne, wielokrotne zapisy klienta na dalszą część sesji tatuażu (przydatna funkcja podczas zapisu na rękaw, nogawkę, plecy)
Rachunkowość kasowa i sprawozdawczość
Praca z pieniędzmi jest integralną częścią pracy managera. Przyjmuje on płatności, przelicza finanse, wprowadza informacje o wydatkach oraz sporządza raporty dla szefostwa. Błędy w tych procesach są niedopuszczalne i mogą prowadzić do odpowiedzialności finansowej.
Dzięki sekcji dashboard obowiązki te zostają ułatwione:
- rozliczanie finansów jest prostsze, dzięki podzieleniu ich na kategorie
- jeśli manager zajmuje się również wypłatą wynagrodzeń, nie musi samodzielnie dokonywać obliczeń - program samodzielnie nalicza stawki i odsetki za usługi,
- wszystkie raporty są generowane przez system automatycznie.
Koordynacja zespołu
Kolejnym ważnym zadaniem managera jest organizacja pracy zespołu. Nie wystarczy tylko zaplanować grafik; pozostaje również kontrola takich kwestii jak nieobecności, chorobowe, czy wszelkie, inne zmiany.
CRM pomaga uniknąć zamieszania w harmonogramach:
- uwzględniając nieobecności, urlopy i zwolnienia lekarskie - wszelkie zmiany są odzwierciedlane w grafiku w czasie rzeczywistym
- pozwalając na samodzielne śledzenie przez artystów wszystkich aktualizacji w harmonogramie, nawet z poziomu aplikacji mobilnej
- wysyłając powiadomienia e-mailowe do artystów i klientów o terminach rezerwacji
Poznaj INKbusiness bliżej!
Jak widać, automatyzacja i CRM mogą poprawić wydajność prawie wszystkich rutynowych zadań managera. Przetestuj nasz system i sprawdź na własnej skórze, jak studio wkracza na wyższy poziom!